Die Willensäußerung der Gesellschafter erfolgt durch Gesellschafterbeschluss, das heißt, dass die stimmberechtigten Gesellschafter über die einzelnen Anliegen (Beschlussanträge) abstimmen. Die Gesellschafterbeschlüsse stehen in der Regel oft im Mittelpunkt der Gesellschafterstreitigkeiten, bei denen formale Fragen über das rechtmäßige Zustandekommen eines Beschlusses eine besondere Rolle spielen.
Für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sieht das Gesetz bestimmte Vorgaben über die Art und Weise der Abstimmung (zum Beispiel Mehrheitserfordernisse) und die Form und den Inhalt der Einberufung zur Gesellschafterversammlung vor. Dagegen sieht das Gesetz keine Vorgaben zur Art und Weise der Gesellschafterbeschlüsse für die Personengesellschaften (GbR, PartG, OHG, KG und GmbH & Co. KG) vor, sodass diese Beschlüsse grundsätzlich formfrei erfolgen können. In der Praxis werden die einzelnen Vorgaben für die Beschlussfassung in dem Gesellschaftsvertrag geregelt. Diese Bestimmungen sind verbindlich, sodass Beschlüsse, die ohne Einhaltung dieser Vorgaben gefasst werden, in der Regel unwirksam sind.
Die gesetzlichen Vorgaben für die GmbH werden regelmäßig als Leitbild für die Gestaltung der Regelungen für die Einberufung und Durchführung der Gesellschafterversammlung der Personengesellschaften verwendet.
Gesellschafterversammlungen
In Anbetracht potenzieller Rechtsstreitigkeiten werden die Gesellschafterbeschlüsse regelmäßig in der Gesellschafterversammlung gefasst, wodurch der gesetzes- und vertragskonformen Vorbereitung und Durchführung der Gesellschafterversammlung eine zentrale Rolle zukommt. Fehler bei der Vorbereitung und Einberufung der Gesellschafterversammlung führen regelmäßig zur Anfechtbarkeit oder Nichtigkeit aller gefassten Beschlüsse. Es bleibt dann nur noch die Möglichkeit, darzulegen, dass sich der Einberufungsmangel nicht auf die Teilnahme- und Vorbereitungsrechte der Gesellschafter ausgewirkt hat. Ein solcher Nachweis gelingt aber in der Praxis kaum. Dasselbe gilt für die Fehler bei der Durchführung der Gesellschafterversammlung.
Einberufung der Gesellschafterversammlung
Grundsätzlich sieht das Gesetz für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) die Verpflichtung vor, dass die Gesellschafterversammlung formgemäß einzuberufen ist. Die Einhaltung der Ladungsvorschriften ist jedoch entbehrlich, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und mit der Abhaltung der Versammlung zum Zwecke der Beschlussfassung auch ohne Einhaltung der Ladungsvorschriften einverstanden sind.
Die Gesellschafter können grundsätzlich, mit allseitigem Einverständnis, über die bestimmten Ordnungsvorschriften disponieren. Jedoch ist das Einvernehmen der Gesellschafter im Rahmen eines Gesellschafterstreits eher die Ausnahme. Für Personengesellschaften sieht das Gesetz keine ordentliche Einberufungspflicht vor, sodass die ordentliche Einberufung nur in den Fällen notwendig ist, wo dies durch einen Gesellschaftsvertrag geregelt ist.
Einberufungskompetenz
Die Einberufung der Gesellschafterversammlung erfolgt grundsätzlich durch den Geschäftsführer. Die Ladungskompetenz des Geschäftsführers besteht jedoch nur bis zu der Beendigung des Geschäftsführeramtes. Unter Umständen kann der Streit auch über die Wirksamkeit der Abberufung bestehen. Besteht keine Klarheit darüber, ob eine wirksame Abberufung des Geschäftsführers statt gefunden hat (streitiger Geschäftsführer), so herrscht in der Gesellschaft Rechtsunsicherheit über die Einberufungsbefugnis der Gesellschafterversammlung. Der Rechtsstreit über die Wirksamkeit der Abberufung des Geschäftsführers kann sich über Jahre ziehen. Bei der Einberufung der Gesellschafterversammlung durch eine unzuständige Person, kann dies zur Nichtigkeit der Beschlüsse führen.
Praxishinweis
Ist die Durchführung einer Vollversammlung nicht möglich, bietet sich folgender Lösungsansatz an: Die Gesellschafter oder der einzelne Gesellschafter, der die Beschlussfassung herbeiführen möchte und mindestens 10 Prozent der Geschäftsanteile besitzt (Minderheit oder Minderheitsgesellschafter), kann ein Einberufungsverlangen an den streitigen Geschäftsführer richten.
Entspricht der Geschäftsführer diesem Verlangen nicht zeitnah, können die Gesellschafter oder der einzelne Gesellschafter selbst die Gesellschafterversammlung einberufen. Entspricht der streitige Geschäftsführer dem Einberufungsverlangen, sollten die Gesellschafter oder der einzelne Gesellschafter selbst zusätzlich die anderen Gesellschafter zu der Gesellschafterversammlung laden. Dies ist für den Fall relevant, in dem sich später herausstellt, dass der streitige Geschäftsführer für die Einberufung nicht zuständig war.
Der Geschäftsführer ist berechtigt einen Rechtsanwalt mit der Einberufung der Gesellschafterversammlung zu beauftragen. Der Gesellschaftsvertrag kann die Einberufungskompetenz auch auf die Gesellschafter erweitern. Der vollständige Entzug der Einberufungskompetenz des Geschäftsführers ist nach herrschender Ansicht nicht zulässig. Bei einer Personengesellschaft sind dagegen grundsätzlich alle Gesellschafter zur Einberufung berechtigt. Etwas anderes kann sich aus dem Gesellschaftsvertrag ergeben.
Verfahrensvoraussetzungen der Gesellschafterversammlung (Ladung, Ort und Zeit)
Die Ladung zur Gesellschafterversammlung erfolgt an alle Gesellschafter und ist in der Regel per Übergabe-Einschreiben zu versenden. Eine wirksame Ladung muss bewirkt werden und hängt nicht von ihrem Zugang ab. Das Versenden der Ladung reicht für die Wirksamkeit aus. Die Briefe werden an die von den Gesellschaftern mitgeteilten Adressen versandt.
In dem Einberufungsschreiben müssen Ort und Zeit der Gesellschafterversammlung genannt sein. In der Regel ist der Satzungssitz der Gesellschaft auch der richtige Versammlungsort. Der Zeitpunkt der Versammlung muss so gewählt sein, dass die Teilnahmerechte der einzelnen Gesellschafter nicht eingeschränkt werden.
Bei einer GmbH muss die Frist zwischen der Einberufung und dem Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung mindestens eine Woche betragen. Diese Frist kann nicht vertraglich verkürzt werden. Eine Verlängerung der Frist ist dagegen zulässig. Die Ladungsfrist beginnt mit dem Tag, an dem das Einberufungsschreiben unter normalen Umständen beim Empfänger eingegangen wäre.
Tagesordnung
Die Beschlussgegenstände werden in der Regel bereits in dem Ladungsschreiben genannt, wobei die Tagesordnungspunkte mit einer Frist von drei Tagen nachgetragen oder ergänzt werden können. Auch hier kann der Gesellschaftsvertrag abweichende Regelung treffen und die Frist verlängern – eine Verkürzung der Frist ist aber auch hier nicht zulässig. Die Beschlussgegenstände sind so zu bezeichnen, dass der Empfänger sich ein hinreichendes Bild machen kann, um sich sachgerecht auf die Gesellschafterversammlung vorbereiten zu können. Es bedarf aber keiner Ankündigung mit ausformulierten Beschlussvorschlägen oder Beschlussanträgen. So reicht es zum Beispiel aus, als Tagesordnungspunkt die „Abberufung des Geschäftsführers“ zu nennen. Der Beschluss, der unter einem Ankündigungsmangel ergeht, ist anfechtbar unwirksam.
Durchführung der Gesellschafterversammlung
Bei der Durchführung der Gesellschafterversammlung sind die Gesellschafter grundsätzlich frei. Das Gesetz sieht dazu keine besonderen Regelungen vor. In der Praxis ist der Ablauf der Gesellschafterversammlung regelmäßig in der Satzung oder im Gesellschaftsvertrag geregelt.
Die Versammlung beginnt zu dem in der Ladung angegebenen Zeitpunkt. Bei Verspätung der Gesellschafter ist eine angemessene Zeit von rund 10 bis 15 Minuten einzuhalten. Bei Nichteinhaltung der zehnminütigen Wartezeit und anschließender Beschlussfassung, führt dies regelmäßig zur Anfechtbarkeit des Beschlusses. Haben die Gesellschafter die Verspätung des Mitgesellschafters absichtlich ausgenutzt, so ist der Beschluss nicht nur anfechtbar, sondern nichtig.
Die Gesellschafterversammlung wird in der Regel entweder durch den Geschäftsführer oder einen gesellschaftsrechtlich bestimmten Versammlungsleiter eröffnet. Nachdem der Versammlungsleiter bzw. der Geschäftsführer die Teilnehmer der Gesellschafterversammlung festgestellt hat, wird die Beschlussfähigkeit geprüft. Anschließend daran wird die Protokollführung geklärt, in der Regel ist der Protokollführer bereits im Gesellschaftsvertrag definiert.
Die einzelnen Gegenstände der Tagesordnung werden durch Diskussion und Beschlussfassung in der angekündigten Reihenfolge abgearbeitet. Der Versammlungsleiter kann von der angekündigten Reihenfolge abweichen.
Praxishinweis
Bei einer GmbH, in der nur zwei Gesellschafter vorhanden sind und diese jeweils zu 50 Prozent als Gesellschafter und Geschäftsführer beteiligt sind, kann es zu einer Gesellschafterversammlung kommen, in der einer der Gesellschafter entsprechend der Ankündigung (in der Ladung) mit sofortiger Wirkung als Geschäftsführer abberufen und sein Geschäftsanteil eingezogen wird. Der Beschluss selbst wird dann durch die alleinige Stimmabgabe des beschließenden Gesellschafters gefasst. Im Rahmen dieser Beschlussfassung kann der abberufene Gesellschafter – dann trotz seines Ausschlusses – einen eigenen Tagesordnungspunkt ansetzen, der die Abberufung des beschließenden Gesellschafters betrifft. Hierzu hat die Rechtsprechung entschieden, dass es keinen Wettlauf um den Zeitpunkt der Behandlung der Tagesordnungspunkte geben darf, wenn dadurch die Teilnahmerechte von Mitgesellschaftern verletzt werden können.
Bei einer Zwei-Personen-GmbH müssen die gegenseitigen Abberufungsanträge einheitlich besprochen und behandelt werden. Nach dem Inkrafttreten des MoMiG hat sich dieses Problem weitestgehend entschärft. Denn trotz des wirksamen Einziehungsbeschlusses behält der betroffene Gesellschafter alle Rechte, bis die Änderungen der Gesellschafterliste bei dem Handelsregister hinterlegt worden sind.
Rechte der Gesellschafter im Rahmen der Gesellschafterversammlung
Die anwesenden Gesellschafter haben ein Rede- und Antragsrecht. Das Rederecht beinhaltet ein Recht zur Aussprache zur Sache, insbesondere wenn der Gesellschafter individuell betroffen ist. Die Stimmabgabe erfolgt grundsätzlich formfrei, es sei denn der Gesellschaftsvertrag sieht hierzu eine abweichende Regelung vor. Bei kleineren Gesellschaften erfolgt die Stimmabgabe regelmäßig durch Handaufheben.
Alle Gesellschafter haben grundsätzlich ein unbeschränktes Recht an den Gesellschafterversammlungen teilzunehmen. Auch Gesellschafter ohne Stimmberechtigung haben das Recht zur Teilnahme. Das Teilnahmerecht ist das elementare Mitgliedschaftsrecht und kann nicht durch Satzung oder den Gesellschaftsvertrag eingeschränkt werden. Umstritten ist die Frage, ob durch einen Mehrheitsbeschluss oder durch die Anordnung des Versammlungsleiters ein Gesellschafter von der Versammlung ausgeschlossen werden kann. Diese selektive Beschränkung des Teilnahmerechts wird in den Fällen befürwortet, in denen es sich bei dem ausgeschlossenen Gesellschafter um einen Konkurrenten handelt und dieser von sensiblen Informationen Kenntnis erlangen könnte.
Nichtgesellschafter (zum Beispiel Berater oder Beistände) dürfen an der Versammlung nur teilnehmen, wenn der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung die Teilnahme des Beraters oder Beistandes ausdrücklich zulässt. Auch durch einen Mehrheitsbeschluss können die Berater zur Teilnahme an der Versammlung zugelassen werden. Ausnahmsweise kann die gesellschaftsrechtliche Treuepflicht die Zulassung gebieten.
Versammlungsleitung
Häufig sieht der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung eine Regelung zur Bestellung eines Versammlungsleiters vor. Der Versammlungsleiter kann auch ohne eine bestimmte Regelung durch Mehrheitsbeschluss bestellt werden. Der Versammlungsleiter ist für den ordnungsgemäßen Ablauf der Versammlung zuständig. Regelmäßig übernimmt er folgende Aufgaben:
- Eröffnung der Versammlung,
- Feststellung der Teilnehmer,
- Aufruf der Tagesordnung,
- Entscheidungen über die Reihenfolge der behandelten Tagesordnungsthemen,
- Erteilung und Entziehung des Wortes,
- Feststellung der Stimmenzahl,
- Ausübung der Ordnungsgewalt,
- Beendigung der Sitzung,
- Feststellung der Beschlussergebnisse.
Auch der Versammlungsleiter darf die Teilnahme- und Mitwirkungsrechte der Gesellschafter nicht verletzen. In der Praxis zählt die Beschlussfeststellung bei der GmbH zu den wichtigsten Aufgaben des Versammlungsleiters. Rein tatsächlich zählt der Versammlungsleiter die abgegebenen Stimmen durch und stellt fest, ob der Beschlussantrag die notwendige Mehrheit an Stimmen erhalten hat. Eine Beschlussfeststellung lautet:
„Der Gesellschafter X als Versammlungsleiter stellte fest, dass der Gesellschafter Y mit der Mehrheit der Stimmen aus wichtigem Grund und mit sofortigen Wirkung als Geschäftsführer abberufen worden ist.“
Die Beurteilung des Versammlungsleiters (beispielsweise über das Stimmverbot eines Gesellschafters) hat bis zu seiner gerichtlichen Überprüfung rechtlichen Bestand. Der betroffene Gesellschafter muss sich dann mit einer fristgebundenen Anfechtungsklage gegen den Beschluss zur Wehr setzen. Die vorläufige Verbindlichkeit des festgestellten Beschlusses führt dazu, dass ein Schwebezustand bis zur gerichtlichen Klärung vermieden wird.
Protokoll
Das Gesetz sieht bei Personengesellschaften keine Protokollierungspflicht vor. Bei Beschlüssen einer GmbH gilt die Protokollierungspflicht nur für bestimmte Beschlüsse (zum Beispiel für Satzungsänderungen). In der Praxis sieht der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung häufig eine Protokollierungspflicht vor. Ein Verstoß gegen die Protokollierungspflicht führt regelmäßig aber nicht zur Unwirksamkeit des Beschlusses selbst – sofern sich nicht aus dem Gesellschaftsvertrag oder der Satzung etwas anderes ergibt.
Praxishinweis
Bei einer streitigen Gesellschafterversammlung empfiehlt es sich immer, ein Protokoll zu führen. Das Protokoll hat Beweis- und Dokumentationsfunktionen.
Nichtigkeit der Gesellschafterbeschlüsse
Liegt ein Verfahrens oder ein materiell-rechtlicher Mangel bei einem Gesellschafterbeschluss einer Personengesellschaft oder GmbH vor (fehlerhafter Beschluss), ist dieser grundsätzlich von Anfang an unwirksam.
Bei den Beschlüssen einer GmbH wird zwischen Nichtigkeit und Anfechtbarkeit unterschieden. Leidet der Beschluss an einem besonders gravierenden Mangel, folgt daraus die Nichtigkeit des Beschlusses. Konsequenz daraus ist, dass sich jeder, in jedem Zusammenhang, auf die Nichtigkeit des Beschlusses berufen kann. Zur Nichtigkeit führen in der Regel die folgenden Gründe:
- Einberufung der Gesellschafterversammlung durch eine unberechtigte Person (nicht bei Vollversammlung und Einverständnis aller Gesellschafter),
- Ladung nicht aller Gesellschafter, auch wenn in der Ladung wesentliche Angaben fehlen (nicht bei Vollversammlung und Einverständnis aller Gesellschafter),
- Verletzung der Verfahrensvorschriften im schriftlichen Verfahren (auch bei Einverständnis aller Gesellschafter),
- Beurkundungsmängel bei Satzungsänderungen oder sonstigen beurkundungsbedürftigen Gesellschafterbeschlüssen (Heilung durch Eintragung im Handelsregister möglich),
- Verstöße gegen die gesetzliche Kompetenzordnung,
- Verstöße gegen den Gläubiger schützende Vorschriften,
- inhaltliche Verstöße des Beschlusses gegen die guten Sitten,
- Missachtung der gesetzlichen Prüfungspflichten bei Beschlussfassung über die Feststellung des Jahresabschlusses.
Anfechtbarkeit der Gesellschafterbeschlüsse
Nur anfechtbar ist der Beschluss, wenn der Mangel nicht so schwerwiegend ist. Zum Beispiel beim Verstoß gegen Verfahrensvorschriften. Typische Verstöße gegen Verfahrensvorschriften sind:
- Fehler bei der Vorbereitung der Beschlussfassung sowie Fehler bei dem Abstimmungsverfahren, soweit sie nicht zur Nichtigkeit führen,
- Einberufung einer Gesellschafterversammlung an einem falschen Ort oder zur Unzeit,
- Nichteinhaltung der Ladungsfristen,
- Zulassung unberechtigter Personen zur Gesellschafterversammlung ,
- Verweigerung der Zulassung teilnahmeberechtigter Personen,
- Beeinträchtigung von Teilnahme- und Mitwirkungsrechten,
- Fehlerhafte oder unterbliebene Anhörungen,
- Berücksichtigung unwirksamer Stimmabgaben,
- Zählfehler bei der Fixierung des Abstimmungsergebnisses.
Praxishinweis
Fehler bei der Vorbereitung und Durchführung einer Beschlussfassung führen nicht zwangsweise zu einem Anfechtungsgrund. Sind alle Gesellschafter trotz Ladungsmängeln in der Versammlung erschienen und mit der Beschlussfassung einverstanden, wirken sich die Ladungsmängel dann nicht auf die Wirksamkeit des Beschlusses aus. Auch Verstöße gegen bloße Ordnungsvorschriften (zum Beispiel Anordnung zur Protokollführung) bilden regelmäßig keinen Anfechtungsgrund.
Bei anfechtbaren Beschlüssen muss die klagebefugte Person eine Anfechtungsklage innerhalb einer bestimmten Klagefrist gegen den Beschluss erheben. Das Gericht erklärt dann den Beschluss für nichtig. Wird eine Klage nicht erhoben, bleibt der Beschluss wirksam. Die Klagefrist beträgt in der Regel nicht mehr als einen Monat und beginnt ab dem Zeitpunkt der Kenntnisnahme von der Beschlussfassung.
