Der Dienstwagen ist das Fahrzeug, welches der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Nutzung bereitstellt. Das Recht des Arbeitnehmers zur Benutzung des Dienstwagens kann sich unmittelbar aus dem Arbeitsvertrag oder aus einer eigenständigen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer das Fahrzeug zur privaten oder zur ausschließlich dienstlichen Nutzung überlassen. Überlässt der Arbeitgeber das Fahrzeug auch zur privaten Nutzung, stellt diese einen Vergütungsbestandteil dar.
Im Einzelnen ist bei der Nutzung eines Dienstwagens auf die folgenden Punkte zu achten:
Nutzung des Dienstwagens
Die Nutzungsmöglichkeit oder den Nutzungsumfang des Dienstwagens können Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich vereinbaren. In der Praxis ist es aber überwiegend so, dass der Arbeitgeber einseitig festlegt, ob der Dienstwagen auch privat genutzt oder nur zu dienstlichen Zwecken dienen soll. Ist der Einsatz des Fahrzeugs – neben dem dienstlichen Einsatz – auch zu privaten Zwecken möglich, stellt dies eine gemischte Nutzung dar. Die gemischte Nutzung ist der Regelfall. Die ausschließlich dienstliche Nutzung kommt dagegen nur selten vor. Sie ist beispielsweise für sogenannte „Poolfahrzeuge“ vorgesehen. Dies können Fahrzeuge sein, die allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen oder für einen bestimmten Mitarbeiterkreis vorgesehen sind.
Tipp
Beachten Sie, dass eine gemischte Nutzung auch ohne ausdrückliche Vereinbarung entstehen kann. Dies gilt beispielsweise für die Fälle, in denen der Arbeitnehmer das Fahrzeug tatsächlich privat nutzt und der Arbeitgeber hiervon Kenntnis hat und die Nutzung billigt.
Private Nutzung des Dienstwagens
Die private Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens ist ein Vergütungsbestandteil in Form eines Sachbezuges. Daher ist diese auch bei der Höhe der Abfindung oder im Rahmen der Kündigungsschutzklage – für den Fall eines Auflösungsantrages – von Bedeutung. Das Recht zur privaten Dienstwagennutzung besteht auch während der Arbeitsabwesenheit fort. Es gilt aber nur solange, wie der Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung verpflichtet ist. Daher ist die weitere Nutzung des Dienstwagens – insbesondere für den Erholungsurlaub – in der Regel gestattet. Etwas anderes gilt beispielsweise für die Fälle, in denen sich der Arbeitnehmer in Elternzeit befindet. Der Arbeitgeber kann die Privatnutzung des Dienstwagens während der Arbeitsabwesenheit auch unter einen Widerrufsvorbehalt stellen. Dieser hat dann zur Folge, dass die private Nutzungsmöglichkeit des Arbeitnehmers aufgehoben sein kann.
Tipp
Beachten Sie, dass der Arbeitgeber den Fall, der unter einem Widerrufsvorbehalt steht, konkret zu benennen hat.
Für Einzelheiten der Dienstwagennutzung verweist der Arbeitgeber häufig auf eine Dienstwagenordnung. Diese fügt der Arbeitgeber häufig dem Arbeitsvertrag bei oder regelt die Nutzung in einer zusätzlichen Vereinbarung. Die Dienstwagenordnungen sind in der Regel als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) ausgestaltet und dürfen daher nicht den gesetzlichen Regelungen widersprechen.
Haftung für Schäden am Dienstwagen
Bei der Haftung für Schäden an dem Dienstfahrzeug ist zu unterscheiden, ob die Schäden während der Arbeitszeit oder bei der privaten Nutzung entstehen. Während der Arbeitszeit kommt dem Arbeitnehmer grundsätzlich eine Haftungserleichterung – Privilegierung – zugute. Bei der Privatnutzung hingegen, haftet der Arbeitnehmer nach den allgemeinen zivilrechtlichen Grundsätzen. Dies betrifft insbesondere die Haftung für eine fahrlässige Schadensverursachung.
Rückgabe des Dienstwagens
Der Dienstwagen ist grundsätzlich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben. Streitigkeiten über die Rückgabe entstehen häufig erst im Rahmen einer Kündigungsschutzklage. Regelmäßig ist es in diesen Fällen so, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug zu dem Kündigungstermin herauszugeben hat.
Tipp
Beachten Sie, dass vertragliche Regelungen vorsehen können, dass das Fahrzeug zu einem früheren Zeitpunkt herauszugeben ist.
Der Arbeitnehmer kann die Herausgabe des Fahrzeugs in wenigen Fällen von vornherein ablehnen. Das sind Fälle, in denen die Kündigung offensichtlich unwirksam ist oder ein erstinstanzliches Urteil vorliegt, das die Unwirksamkeit der Kündigung feststellt.
Lohnsteuerrecht
Die Privatnutzung des Dienstwagens ist ein geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers, der zu versteuern ist. Dabei kann die 1-% -Regelung als pauschales Ermittlungsverfahren oder das Einzelnachweisverfahren Anwendung finden. Das Einzelnachweisverfahren setzt ein individuell geführtes Fahrtenbuch durch den Arbeitnehmer voraus, das beispielsweise genaue Angaben über den Grund und die Länge der Fahrt zu enthalten hat.
Ebenfalls der Steuerpflicht unterfällt der Arbeitsweg, den der Arbeitnehmer mit dem Dienstwagen zurücklegt – auch hier ist eine pauschale oder konkrete Abrechnung möglich. Als Arbeitsweg bezeichnet man die Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Bei einer Pauschalabrechnung fallen für jeden Kilometer der einfachen Entfernung 0,03 % des Listenpreises für jeden Monat an. Bei der tatsächlichen Fahrtenabrechnung ist jede Einzelfahrt mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer anzusetzen – und das nur für den tatsächlich gefahrenen Arbeitsweg.
Tipp
Beachten Sie, dass sich die konkrete Abrechnung auszahlen kann, wenn Sie mit dem Fahrzeug im privaten Bereich nur kleine Strecken zurücklegen. Wenn Sie das Fahrzeug gar nicht privat nutzen wollen – und beispielsweise eine pauschale steuerliche Erfassung vereinbar ist, ist es ratsam die private Nutzung mit dem Arbeitgeber vertraglich ganz auszuschließen, da Sie andernfalls steuerpflichtig wären.
