Abmahnung

Abmahnung im Arbeitsrecht und deren Inhalt

Eine Abmahnung ist die Sanktionierung eines rechtswidrigen Verhaltens durch einen möglichst genauen Hinweis auf einen Vertragsverstoß.

An den Inhalt knüpft die Rechtsprechung folgende Voraussetzungen:

• Erstens muss die Abmahnung das Fehlverhalten des Arbeitnehmers konkret benennen und dieses rügen. Eine allgemein gehaltene Rüge genügt nicht, da eine solche – nach der Rechtsprechung – nicht bestimmt genug wäre.
• Zweitens ist eine detailreiche Schilderung erforderlich, die beispielsweise die Angabe von Tag und Uhrzeit sowie die der Person vorgeworfene Handlung und konkrete Situation enthält.
• Drittens sind dem Arbeitnehmer ausdrücklich die arbeitsrechtlichen Konsequenzen anzudrohen.

Form der Abmahnung

Hinsichtlich Form und Frist ist zu beachten, dass die Abmahnung formlos ergehen kann und nicht schriftlich ausformuliert zu werden braucht. In Anbetracht eines späteren Prozesses findet aber häufig eine schriftliche Fixierung durch den Arbeitgeber statt.

Frist zum Ausspruch einer Abmahnung

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts existiert keine Regelfrist, welche die Aussprache der Abmahnung hindert. Die Abmahnung muss dem Arbeitnehmer aber zeitnah nach seinem Verstoß mitgeteilt werden. Erfolgt die Abmahnung nicht zeitnah nach dem Verstoß, kann sich die Warnfunktion der Abmahnung relativieren. Wartet der Arbeitgeber zu lange, kann er sein Recht zur Abmahnung sogar verwirken.

Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung

Eine Ermahnung beinhaltet in Abgrenzung zu der Abmahnung regelmäßig keine Androhung von Rechtsfolgen für die Zukunft. Die Ermahnung kann genauso wie die Abmahnung sowohl schriftlich als auch mündlich ausgesprochen werden. Die wortmäßige Bezeichnung ist unwirksam für die Beurteilung, ob eine Abmahnung oder lediglich Ermahnung vorliegt. Beim Vorliegen der oben bezeichneten Voraussetzungen nimmt die Rechtsprechung auch dann eine Abmahnung als solche wahr, wenn der Arbeitgeber diese ausdrücklich als „Rüge“, „Verwarnung“, „Ermahnung“ oder „Verweis“ bezeichnet.

Erforderlichkeit der Abmahnung

Ob eine Abmahnung in der konkreten Situation erforderlich war, bestimmt sich anhand des Einzelfalls. Sie ist regelmäßig in den Fällen der außerordentlichen Kündigung entbehrlich, vor einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung aber erforderlich und in Ausnahmefällen bei ordentlicher personenbedingter Kündigung geboten.

Verhältnismäßigkeit der Abmahnung

Die Abmahnung muss verhältnismäßig sein. Sie darf nicht willkürlich sein oder nur ein geringfügiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz betreffen. So käme bei geringfügigen Verstößen als milderes Mittel beispielsweise eine Ermahnung oder Belehrung in Betracht.

Rechtsschutzmöglichkeiten

Der Arbeitnehmer kann Beseitigung und Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen. Dies gilt für die Fälle, in denen der Arbeitgeber ungerechtfertigt agiert hat. Hierfür reicht es aus, wenn ein einziger Teilvorwurf des Arbeitgebers nicht zutreffend ist. Die Entfernung aus der Personalakte kann der Arbeitnehmer regelmäßig nur im Klageweg durchsetzen, da der Arbeitgeber selten bereit sein wird, die Entfernung freiwillig durchzuführen.

Muss die Abmahnung unterschrieben werden?

Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung unterschreibt oder das monierte Fehlverhalten anerkennt. Gleiches gilt für den Empfang der Abmahnung. Es besteht keine Verpflichtung, diese durch die Unterschrift zu bestätigen.

Wann darf eine Abmahnung erteilt werden?

Eine Abmahnung muss auf Tatsachen gestützt werden, aus denen sich ein objektiver Pflichtverstoß des Arbeitnehmers ergibt. Die Pflichtverletzung muss grundsätzlich nicht schuldhaft begangen worden sein. Allerdings ist bei jedem Verhalten zu prüfen, ob darin überhaupt eine Pflichtverletzung zu sehen ist.

Abmahnung wegen Arbeitsverweigerung

Wo und wann der Arbeitnehmer im Unternehmen zum Einsatz kommt, bestimmt sich nach dem Inhalt des Arbeitsvertrags. Regelmäßig wird der Inhalt des Arbeitsvertrags durch die Weisungen des Arbeitgebers konkretisiert. Weigert sich der Arbeitnehmer, der rechtmäßigen Weisung des Arbeitgebers Folge zu leisten, kann der Arbeitgeber dieses Verhalten abmahnen. In bestimmten Konstellationen kommt die rechtswidrige Arbeitsverweigerung sogar als Grund für die verhaltensbedingte Kündigung in Frage.

Abmahnung wegen Verspätungen

Durch unpünktliches Erscheinen am Arbeitsplatz verletzt der Arbeitnehmer regelmäßig seine Arbeitspflicht. Erscheint der Arbeitnehmer wiederholt verspätet zu seinem Arbeitsplatz, kann der Arbeitgeber dieses Verhalten durch Abmahnung sanktionieren.

Abmahnung wegen Sachbeschädigung von Firmeneigentum

Eine vorsätzliche Beschädigung des Firmeneigentums kann im bestimmten Fällen sogar eine verhaltensbedingte Kündigung ohne vorherige Abmahnung rechtfertigen.

Abmahnung wegen „Low Performance“

„Low Performance“ ist ein Sammelbegriff für die Minder-, Schlecht- oder Schwachleistung im Arbeitsverhältnis. „Low Performance“ wird in verhaltens- und personenbedingte Minderleistung unterschieden, wobei die Grenzen undeutlich sind, sodass regelmäßig auch ein Mischtatbestand vorliegen kann.

Eine verhaltensbedingte Minderleistung liegt immer dann vor, wenn sie für den Mitarbeiter steuerbar und damit durch mangelhaften Leistungswillen begründet ist. Bei einer verhaltensbedingten Schlechtleistung kann der Arbeitgeber regelmäßig eine Abmahnung erteilen.

Eine personenbedingte Minderleistung liegt vor, wenn die Leistungsmängel auf vom Arbeitnehmer nicht steuerbaren Umständen beruhen. Liegt eine personenbedingte Minderleistung bei dem Arbeitnehmer vor, die nur noch 2/3 der „Normalleistung“ von vergleichbaren Arbeitnehmern bei vergleichbaren Arbeitsbedingungen erbringt, kann der Arbeitgeber unter Umständen eine Kündigung aussprechen. Eine vorherige Abmahnung ist regelmäßig entbehrlich, wobei viele Arbeitgeber diese zur äußersten Vorsicht aussprechen.

Abmahnung wegen Störung des Betriebsfriedens

Wird der Betriebsfrieden durch das Verhalten eines Arbeitnehmers gestört, kann dieses Verhalten eine Abmahnung zur Folge haben. Unter Betriebsfrieden wird das friedliche Zusammenarbeiten der Arbeitnehmer untereinander und mit dem Arbeitgeber verstanden. Eine Störung wird angenommen, wenn der Arbeitnehmer nachhaltig und konkret das Zusammenleben und Zusammenwirken der im Betrieb Tätigen in einer Weise beeinträchtigt hat, die es dem Arbeitgeber, der gemeinsam mit dem Betriebsrat für eine friedliche Zusammenarbeit der Mitarbeiter verantwortlich ist, unmöglich macht, das Arbeitsverhältnis mit dem störenden Arbeitnehmer fortzusetzen.

Unentschuldigtes Fehlen

Bei unentschuldigtem Fehlen des Arbeitnehmers für die Dauer eines ganzen Arbeitstages, ohne ausreichende Information des Arbeitgebers, kann eine Abmahnung gerechtfertigt sein. Es kommt in dieser Situation aber auf alle Umstände des Einzelfalls an. Im Wiederholungsfall und nach einschlägiger Abmahnung kann sogar eine außerordentliche Kündigung gerechtfertigt sein.

Abmahnung wegen Krankheit

Eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit berechtigt den Arbeitgeber grundsätzlich nicht zu einer Abmahnung. Etwas anderes kann gelten, wenn der Arbeitnehmer zum Beispiel die Krankmeldung entgegen der vertraglichen oder gesetzlichen Bestimmung verspätet vorlegt.

Was sollten Sie bei Erhalt einer Abmahnung tun?

Nur in seltenen Fällen ist es sinnvoll, gar nicht auf die Abmahnung zu reagieren. Abseits von einem gerichtlichen Verfahren kann es ratsam sein, wie folgt gegen eine Abmahnung vorzugehen:

Gegendarstellung

Gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, der Personalakte schriftlich Erklärungen und sonstige Unterlagen zu einem bestimmten Vorgang beizufügen. Nichts anderes gilt für eine Abmahnung. So kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auffordern, seine Gegendarstellung in die Akte, mit dem Hinweis auf § 83 Abs. 2 BetrVG, hinzuzufügen. Dabei kommt es nicht auf die Rechtmäßigkeit der Abmahnung an. Die Gegendarstellung ist selbst bei einer zutreffenden Abmahnung zulässig. Die Gegendarstellung kann in einem späteren gerichtlichen Verfahren eine entscheidende Rolle spielen.

Beweissicherung

Damit die Gegendarstellung auch mit Tatsachen in einem späteren Verfahren belegt werden kann, empfiehlt es sich, Beweise zu sammeln. Regelmäßig können Zeugen und Urkunde als Beweismittel in Frage kommen.

Beschwerde nach § 85 BetrVG

Nach § 85 BetrVG kann jeder Arbeitnehmer sich an den Betriebsrat wenden, wenn er sich vom Arbeitgeber oder anderen Arbeitnehmern benachteiligt, ungerecht behandelt oder in sonstiger Weise beeinträchtigt fühlt.

Klage auf Entfernung der Abmahnung

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung einer schriftlichen Abmahnung aus seiner Personalakte, wenn diese rechtswidrig, unverhältnismäßig oder wegen Zeitablauf wirkungslos ist. Am häufigsten lassen sich inhaltliche und formale Fehler finden, die zur Rechtswidrigkeit führen. Da der Arbeitgeber sich nur in seltenen Ausnahmefällen dazu bereit erklären wird, die Abmahnung freiwillig aus der Akte zu löschen, muss der Anspruch regelmäßig gerichtlich gelten gemacht werden.

Ein rechtliches Vorgehen kann aber in einer Vielzahl von Fällen für den Arbeitnehmer trotzdem nicht sachgerecht sein, beispielsweise, um weitere Konflikte mit dem Arbeitgeber zu vermeiden. Darüber hinaus kommt es ohnehin zu einer gerichtlichen Überprüfung der Abmahnung in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer, gestützt auf diese, gekündigt wird und der Betroffene Kündigungsschutzklage erhebt. Ein selbstständiges Vorgehen ist aber häufig in den Fällen erforderlich, in denen eine starke individuelle Betroffenheit bei dem Arbeitnehmer eingetreten ist.

Wichtig: Für die Klage auf Entfernung der Abmahnung bestehen keine Fristen. Solange die unberechtigte Abmahnung sich in der Personalakte befindet, kann der Arbeitnehmer auf Entfernung der Abmahnung klagen.

Wann ist die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen?

Die Frage, wie lange der Arbeitgeber eine Abmahnung in der Personalakte aufbewahren darf, kann nur im Einzelfall entschieden werden. Der Arbeitgeber muss jedenfalls dann eine Abmahnung aus der Akte entfernen, wenn keinerlei berechtigtes Interesse mehr an einer weiteren Aufbewahrung für ihn besteht. Ein berechtigtes Interesse kann selbst dann bestehen, wenn die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat und nicht mehr als Vorstufe zu einer Kündigung wegen eines Wiederholungsfalles einschlägig wäre. So kann die Abmahnung bei der Beurteilung der Voraussetzungen für eine Beförderung eine wichtige Rolle spielen, insbesondere um das langjährige beanstandungsfreie Verhalten des Arbeitnehmers festzuhalten.

Eine konkrete Höchstfrist wurde von der Rechtsprechung bis heute nicht entwickelt. Das Bundesarbeitsgericht vertritt die Auffassung, dass die Abmahnung auch weit länger als drei Jahre in der Personalakte belassen werden kann.