Die Abmahnung kommt häufig im Rahmen einer verhaltensbedingten Kündigung zum Tragen und dokumentiert ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers. Sie soll dazu dienen, den Arbeitnehmer an seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag zu erinnern und ihn zu dessen zukünftiger Einhaltung anzumahnen.

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Gleichzeitig soll dem Arbeitnehmer sein Fehlverhalten vor Augen geführt und es konkret benannt werden (Hinweisfunktion). Dem Arbeitnehmer wird aber auch gleichzeitig die Möglichkeit gegeben, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten und sein Verhalten zu bessern. Sie stellt daher ein „Weniger“ zur Kündigung dar und soll aber trotzdem festhalten, dass bei nochmaligem Verstoß eben eine solche Kündigung droht (Warn- und Ankündigungsfunktion).

Form und Frist der Abmahnung

Hinsichtlich Form und Frist ist Nachfolgendes zu beachten: Die Abmahnung kann formlos ergehen und braucht nicht schriftlich-ausformuliert zu werden. In Anbetracht eines späteren Prozesses findet aber häufig eine schriftliche Fixierung durch den Arbeitgeber statt. Sie muss dem Arbeitnehmer aber auch zeitnah nach seinem Verstoß zugehen, wobei der Arbeitgeber keine gesetzlich starre Frist einzuhalten hat. Wartet der Arbeitgeber zu lange, kann er aber sein Recht verwirkt haben. 

Inhalt der Abmahnung

An den Inhalt knüpft die Rechtsprechung folgende Voraussetzungen: Die Abmahnung muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers konkret benennen und dieses rügen. Eine allgemein gehaltene Rüge genügt nicht, da eine solche – nach der Rechtsprechung – nicht bestimmt genug wäre. Erforderlich ist eine detailreiche Schilderung, die beispielsweise die Bezeichnung nach Tag und Uhrzeit sowie die der Person vorgeworfene Handlung und die konkrete Situation enthält. Ausdrücklich sind dem Arbeitnehmer dabei die arbeitsrechtlichen Konsequenzen anzudrohen.

Erforderlichkeit der Abmahnung

Ob eine Abmahnung in der konkreten Situation erforderlich war, bestimmt sich anhand des Einzelfalles. Sie ist regelmäßig in den Fällen der außerordentlichen Kündigung entbehrlich, vor einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung aber erforderlich und in Ausnahmefällen bei ordentlicher personenbedingter Kündigung geboten.

Verhältnismäßigkeit der Abmahnung

Die Abmahnung muss auch verhältnismäßig sein. Sie darf nicht willkürlich sein oder nur ein geringfügiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz abmahnen. So käme bei geringfügigen Verstößen als milderes Mittel zum Beispiel eine Ermahnung oder Belehrung in Betracht.

Rechtsschutzmöglichkeiten

Der Arbeitnehmer kann Beseitigung und Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen. Dies gilt für die Fälle, in denen der Arbeitgeber ungerechtfertigt agiert. Hierfür reicht es aus, wenn ein einziger Teil(-vorwurf) des Arbeitgebers nicht zutreffend ist. Die Entfernung aus der Personalakte kann der Arbeitnehmer regelmäßig nur im Klageweg durchsetzen, da der Arbeitgeber selten bereit sein wird, die Entfernung freiwillig durchzuführen.

Tipp

Häufig lassen sich inhaltliche oder formale Fehler finden, die zur Rechtswidrigkeit führen. Ein rechtliches Vorgehen kann aber in einer Vielzahl von Fällen für den Arbeitnehmer trotzdem nicht sachgerecht sein; beispielsweise, um weitere Konflikte mit dem Arbeitgeber zu vermeiden. Darüber hinaus kommt es ohnehin zu einer gerichtlichen Überprüfung der Abmahnung in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer, gestützt auf diese, gekündigt wird und der Betroffene Kündigungsschutzklage erhebt. Ein selbstständiges Vorgehen ist aber häufig in den Fällen erforderlich, in denen eine starke individuelle Betroffenheit bei dem Arbeitnehmer eingetreten ist.