Der Begriff der Hausverwaltung bezeichnet Unternehmen und Gesellschaften, die im Immobilienbereich tätig sind. Sie beschäftigen sich hauptsächlich mit der Verwaltung von vermieteten Immobilien. Dazu zählen sowohl Gewerbeobjekte, Eigentumswohnungen als auch Wohnanlagen und vermiete Wohnhäuser. Sie wird im Regelfall von den Eigentümern der Objekte mit der Verwaltung betraut, da es für den Eigentümer zu viel Aufwand ist, sich mit dem täglichen Geschäft seines Mietobjekts zu beschäftigen. So ist die Hausverwaltung dann für administrative Aufgaben des Objektes wie die Vermietung der Wohnungen, die Beauftragung von Handwerkern bei Instandsetzungsmaßnahmen oder sonstige anfallende administrative Aufgaben in Bezug auf das Mietobjekt zuständig. Viele Hausverwaltungen beschäftigen so beispielweise einen Hausmeister, der dann vor Ort kleinere Reparatur- oder Reinigungsaufgaben erledigen kann.

Der Begriff Hausverwaltung wird in der Immobilienwirtschaft auf zweifache Weise verwendet. Zum einen bezieht er sich auf die Verwaltung der vermieteten Immobilie, meistens als Mehrfamilienhaus oder als Wohnanlage mit Gebäude und Grundstück. Zum anderen ist die Hausverwaltung ein nach § 20 WEG, des Wohnungseigentumsgesetzes von der Eigentümergemeinschaft bestellter externer Verwalter. Ihm obliegt die organisatorische, wirtschaftliche sowie finanzielle Verwaltung der Eigentumsanlage als Liegenschaft und Immobilie. Die Aufgaben der beiden Hausverwalter sind bis auf eine Ausnahme weitgehend dieselben. Auf der einen Seite wird das Eigentum des Vermieters verwaltet, auf der anderen Seite das der Wohnungseigentümer. Die bewohnen ihr Eigentum selbst oder haben es als Kapitalanlage vermietet. Wenn ein Hausverwalter sowohl für den Vermieter eines Mietshauses als auch für eine Eigentümergemeinschaft tätig ist, dann wird diese kombinierte Verwaltungstätigkeit als Mischverwaltung bezeichnet.

Jede Immobilie muss, ganz unabhängig von ihrer Nutzung, bewirtschaftet und verwaltet werden. Das betrifft die Mietimmobilie ebenso wie die gewerblich oder die industriell genutzte Immobilie. Die Rechte und Pflichten des Mieters beginnen und enden, wie es gern genannt wird, an der Eingangstür. Gemeinschaftsräume nebst Gemeinschaftsflächen müssen unterhalten und insofern verwaltet werden. Zum Haus verwalten gehört auch das vertragliche Miteinander zwischen Vermieter und Mieter. Die Rechte des einen sind die Pflichten des anderen und umgekehrt. So ergibt sich ein breites, vielfältiges Aufgabenspektrum für den Hausverwalter und sein Team.

Der erledigt die administrativen Arbeiten ganz überwiegend selbst. Praktische Tätigkeiten wie Wartung, Instandhaltung, Reparatur, Kontrolle und dergleichen werden entweder einem Hausmeisterservice übertragen oder von einem externen Dienstleister erledigt. Jede Haus- und Immobilienverwaltung gliedert sich in den technischen sowie in den wirtschaftlichen Bereich. Üblicherweise bietet der Hausverwalter auch einen separaten Hausmeisterservice an. Wenn beides in einer Hand liegt, dann hat das Vorteile für alle Seiten. Die Wege sind kurz, und die gesamte Objektverwaltung liegt buchstäblich in einer Hand. Dennoch sind sowohl vom Begriff als auch von der Aufgabenstellung her Hausverwalter und Hausmeisterservice nicht ein und dasselbe.

Für den Vermieter ist der Hausverwalter oftmals, wie es heißt, die rechte Hand und das Bindeglied hin zu den Wohnungsmietern. Kaufmännische Hausverwaltungsaufgaben sind
• Verwaltung der Mietzahlungen inklusive dem Mahnwesen bei Zahlungsverzug
• Abschluss von Mietverträgen bis hin zur Vertragskündigung
• Nebenkostenabrechnung nach der Betriebskostenverordnung BetrKV
• Führen der Mieterakten in Papier- sowie in elektronischer Form
• Budget- und Wirtschaftsplanung für das Mietobjekt
….. und anderes mehr nach dem individuellen Leistungskatalog

Zur technischen Objektverwaltung gehören
• Wohnungsabnahme mit Neu- und Weitervermietung nebst Übergabe und Rücknahme der Haus- & Wohnungsschlüssel
• Wartung und Kontrolle aller technischen Gebäudeeinrichtungen
• Kontrolle und Wartung externer Dienstleister für Gartenpflege, Winterdienst und andere Tätigkeiten
• Überwachung von Gemeinschaftseinrichtungen wie Fahrstuhl, Klingel- und Briefkastenanlage …..

Diese Aufzählung einzelner Tätigkeiten lässt sich beliebig ergänzen und erweitern. Jede Immobilie ist ein Einzelobjekt mit seinen ganz individuellen Besonderheiten. Das gilt in vergleichbarer Weise für den Auftraggeber als Vermieter oder als Betreiber. Naturgemäß ist die Aufgabenstellung für die Wohnungsverwaltung deutlich anders als diejenige für Gewerbe- und für Industrieimmobilien. Unterm Strich wird vom Auftragnehmer eine insgesamt zuverlässige, gewissenhafte Haus- und Immobilienverwaltung erwartet. Der Auftraggeber möchte sich durch die von ihm beauftragte Verwaltung in jeder Hinsicht entlasten. Meistens fehlt ihm die dafür notwendige Zeit, oftmals auch das Knowhow.

Sowohl für Mieter als auch für die Wohnungseigentümer ist der, in dem Sinne „ihr“ Hausverwalter der erste und auch vertrauensvolle Ansprechpartner. Beide Seiten kennen sich persönlich, wohingegen der Vermieter dem Mieter in vielen Fällen gar nicht näher bekannt ist. Die Haus- und Immobilienverwaltung muss vor Ort präsent oder zumindest jederzeit gut erreichbar sein. Heutzutage wird von einer modernen Hausverwaltung deutlich mehr als nur die Hausverwaltungsarbeit im Sinne vergangener Jahrzehnte erwartet. So wird ein fundiertes Wissen rund um die Energie und das Energiesparen vorausgesetzt, von dem sowohl Mieter und Bewohner als auch Auftraggeber profitieren.

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